Wstęp

Implementacja kluczowych wskaźników efektywności działania (KPI) wspiera procesy decyzyjne w przedsiębiorstwach – pozwala mierzyć, analizować i oceniać wyniki pracy poszczególnych jednostek biznesowych, działów oraz pracowników. Dobrze zdefiniowany system mierników wspomaga organizację w osiąganiu celów długookresowych. Opracowanie zestawu kluczowych wskaźników pozwala szybko reagować na niekorzystne tendencje w otoczeniu oraz wewnątrz organizacji.

 

Najważniejsze korzyści:

• monitorowanie wyników przedsiębiorstwa w poszczególnych obszarach oraz szybka reakcja na niekorzystne tendencje, co przyczynia się do wzrostu efektywności działania,
• mierzenie i wizualizacja stopnia realizacji osiągniętych celów cząstkowych,
• analiza krótko- i długookresowych trendów wyznaczanych przez wskaźniki efektywności działania,
• wizualna prezentacja kluczowych wskaźników, pozwalająca dostrzegać zdarzenia, stany lub trendy, które wymagają szczególnej uwagi lub realizacji działań przez wyspecjalizowane zasoby.

Czym jest analiza kluczowych wskaźników efektywności działania?

Opracowanie zestawu kluczowych wskaźników pozwala szybko reagować na niekorzystne tendencje w otoczeniu oraz wewnątrz organizacji.

 

Dobrze zdefiniowany system mierników pozwala organizacji osiągać cele operacyjne, które są skorelowane z długookresowymi zamierzeniami organizacji. Powstaje w ten sposób narzędzie monitorowania poziomów wskaźników opisujących stan przedsiębiorstwa i interpretacji cech jakościowych. Poszczególne oceny jakościowe wynikają z porównania skali (postulowanych zakresów wartości opowiadających poziomom oceny jakościowej) z faktycznie uzyskiwaną wielkością miernika.

 

Implementacja koncepcji KPI wspiera procesy decyzyjne w przedsiębiorstwach, a narzędzie dostarczane użytkownikowi pozwala na bieżąco mierzyć, analizować oraz oceniać wyniki pracy poszczególnych jednostek biznesowych, działów i pracowników.

 

Cele zastosowania koncepcji KPI:

• wsparcie procesu uczenia się organizacji,
• zbudowanie systemu informacji przedsiębiorstwa,
• jednolita interpretacja wartości mierników oparta o zdefiniowane poziomy wskaźników,
• ocena wyników przedsiębiorstwa w odniesieniu do konkurencji,
• wyznaczenie mierzalnych celów, które mogą stać się podstawą budowy systemu motywacyjnego,
• odniesienie parametrów działania organizacji do wyznaczonych parametrów działania przedsiębiorstw z branży (benchmarking),
• automatyczna identyfikacja zagrożeń i informowanie osób odpowiedzialnych na podstawie ustalonych (ostrzegawczych) poziomów kluczowych wskaźników oceny przedsiębiorstwa.

Doskonalenie przedsiębiorstwa może być skuteczne tylko wtedy, gdy zostanie wyodrębniony zestaw wskaźników mierzących wyniki organizacji w poszczególnych obszarach.

 

Zestaw wskaźników powinien spełniać następujące warunki:

• zmiana wartości wskaźnika odzwierciedla kierunek oraz intensywność zmian w badanym obszarze,
• istnieje możliwość pomiaru wartości wskaźnika w czasie,
• wskaźnik powiązany jest z celami organizacji.

Należy przeprowadzić normalizację wszystkich porównywanych wskaźników. Porównywanie ze sobą wartości bezwzględnych jest bardzo utrudnione, dlatego należy kontrolować np. stopień realizacji postulowanych celów w zakresie 0-100%, odnosząc wartość bieżącą do wartości docelowej.

 

Definiowanie wskaźników efektywności może być trudne w realizacji, gdyż wymaga wiedzy w jaki sposób i czego efektywność mierzyć. Bez powszechnej akceptacji takich wskaźników trudno będzie je wykorzystywać. Uzyskanie potrzebnych danych w zależności od ilości systemów transakcyjnych w organizacji może stać się bardzo uciążliwe.

 

Kalkulowanie wartości poszczególnych mierników według ustalonych definicji wymaga jednoznaczności w sposobie ich interpretacji. Niepoprawne obliczenia wynikają najczęściej z braku rozumienia ich logiki przez osoby za nie odpowiedzialne. Manualne aktualizowanie zestawu wskaźników z określoną cyklicznością może być bardzo czasochłonne, a co za tym idzie również kosztochłonne. Efektywne aktualizowanie wyników i bieżące śledzenie stopnia realizacji wskaźników jest możliwe przy pełnej automatyzacji takiego procesu.

 

Analiza kluczowych wskaźników efektywności działania w InForum BI Studio

InForum BI Studio wspiera zarządzanie gromadzeniem danych z niejednorodnych źródeł (systemy informatyczne przedsiębiorstwa, badania ankietowe, raporty publikowane przez firmy analityczne) w centralnej bazie danych (hurtownia danych).

Najważniejsze cechy rozwiązania InForum dla analizy kluczowych wskaźników efektywności działania:

• porównywanie wartości wskaźników w czasie oraz analiza trendów i odchyleń,
• wprowadzenie wartości docelowej (target value) oraz wartości benchmarkingowej (benchmark value),
• graficzna prezentacja wyników,
• skalowalność rozwiązania oraz elastyczność dokonywania zmian zgodnych z etapami rozwoju przedsiębiorstwa,
• dostarczanie osobom odpowiedzialnym wyselekcjonowanych informacji w celu sprawnego podejmowania decyzji.

Dzięki wdrożeniu systemu analiz opartych na wykorzystaniu metodyki kluczowych wskaźników efektywności, przedsiębiorstwo może uzyskać wiele korzyści:

• dostęp do aktualnego zestawu wskaźników i parametrów opisujących sytuację przedsiębiorstwa w różnych okresach i przekrojach (np. struktury regionalnej, rynków docelowych, asortymentu produktów),
• zwiększenie efektywności działania systemu kontroli i oceny działalności przedsiębiorstwa,
• szybką reakcję mierników na niekorzystne zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie,
• natychmiastowy i bezpieczny dostęp do aktualnych informacji o kondycji ekonomicznej organizacji.

Przykładowe zastosowania

System KPI może być narzędziem wykorzystywanym w procesie wdrażania:

• koncepcji Strategicznej Karty Wyników (BSC),  
• systemu motywacyjnego,
• systemu ocen pracowniczych.

Warunki i możliwości zastosowania

Aby z sukcesem wdrożyć analizę kluczowych wskaźników efektywności w przedsiębiorstwie należy zapewnić:

• sprawne zarządzanie dostępem do rozproszonych danych pochodzących z różnych źródeł,
• uniwersalne i aktualne źródło informacji dla wszystkich komórek organizacyjnych,
• jednolitą definicję mierników w celu zachowania jednoznaczności w sposobie ich interpretacji.