Wstęp

System wytwarzania w wielu nowoczesnych przedsiębiorstwach wymaga znaczących inwestycji. Samo uruchomienie zakładu produkcyjnego wiąże się z dużymi nakładami finansowymi na badania marketingowe, opracowanie lub zakup technologii, a następnie na zakup niezbędnych urządzeń i wytworzenie próbnej serii produkcji.

Wydatki te to dopiero umożliwienie startu procesu produkcyjnego, którego każdy cykl (wyprodukowana partia produktu) musi dostarczyć odpowiedniej nadwyżki finansowej, aby pokryć początkowe wydatki związane z uruchomieniem produkcji.

Narzędzie w zakresie prowadzenia controllingu produkcji powinno:

• umożliwiać łatwe i elastyczne budowanie modelu produkcji,
• pozwolić na definiowanie celów i przygotowanie planów wspierających osiągnięcie celów,
• określać na bieżąco poziom wykonania planów,
• posiadać wbudowane moduły specjalizowane do prowadzenia wyliczeń w oparciu o uznane w ekonomii metody kalkulacji kosztów,
• wyliczać wskaźniki niezbędne do sformułowania oceny najważniejszych parametrów procesu produkcji,
• wesprzeć controllera we wskazaniu najsłabszych ogniw procesu, tzw. „wąskich gardeł”, które decydują o poziomie wytworzenia i rentowności całego procesu produkcyjnego.

Najważniejsze korzyści:

• elastyczność systemu – możliwość odzwierciedlenia skomplikowanych modeli kalkulacji kosztów,
• kalkulacja kosztów zgodnie z przyjętym modelem, obsługa wyjątków i specyficznych rozliczeń wybranych typów produkcji,
• szybkie dostarczanie wyników, sprawozdania przygotowane nazajutrz po zakończeniu okresu rozliczeniowego i dostarczeniu podstawowych parametrów kalkulacji,
• automatyczne zasilanie systemu raportującego danymi z wykonanych przeliczeń, możliwość posiadania ciągle aktualnej biblioteki raportów w obszarze controllingu produkcji,
• możliwość sporządzania planów krótkookresowych w oparciu o przygotowane plany długookresowe i bieżące zamówienia zarejestrowane w systemie transakcyjnym,
• prowadzenie kalkulacji opłacalności produkcji za minione okresy,
• prezentacja rentownych i nierentownych produktów,
• informowanie o podstawowych parametrach procesu produkcyjnego liczbie zleceń dla określonego indeksu produktowego, obciążeniu zasobów, poziomie wykorzystania mocy produkcyjnych,
• kalkulacja pełnego kosztu dla zasobów, prezentacja kosztów pośrednich zasobu – ujęcie kosztów procesów wspierających umożliwienie pełnej gotowości zasobu do realizacji działań.

Czym jest controlling produkcji?

Zadania controllingu produkcji można określić w odniesieniu do wykorzystanych zasobów i procesów realizowanych w celu wytworzenia produktów.

Parametry zasobów:

• elastyczność – możliwość zastosowania zasobów w realizacji różnych działań w procesie produkcji,
• technologia – rejestracja marszrut i BOM, przypisanie do wytwarzanych produktów,
• czas dostępności zasobów planowany i rzeczywisty, kalkulacja czasu przepracowanego w miesiącu i roku,
• wydajność zasobów, poziom wykorzystania, koszty zasobów niewykorzystanych,
• kalkulacja wykorzystania materiału na jednostkę wytworzonego produktu gotowego.

Elementem controllingu zasobów produkcji jest controlling personalny w odniesieniu do pracowników związanych z produkcją.

Parametry procesu produkcyjnego:

• elastyczność procesu – dostosowanie do zmieniającego się zapotrzebowania, szybka możliwość realizacji zwiększonego zapotrzebowania na zasoby do produkcji,
• kontrolowanie ilość odpadów i braków,
• możliwość wykorzystania prostych rezerw,
• przygotowanie analizy procesowej – wyszukiwanie działań nie przynoszących (nieprzynoszących do sprawdzenia wartości dodanej, umożliwiających redukcję działań przy niezmienionej ilości i jakości produkcji.

Kalkulacja kosztów produkcji powinna dostarczać możliwie najdokładniejszej informacji o wartości kosztu. Wartości kosztów są zwykle prezentowane na kilku poziomach z uwzględnieniem:

• kosztów bezpośrednich, takich jak materiały i praca,
• kosztów pośrednich uwzględniających koszty gniazda lub linii produkcyjnej,
• kosztów wydziału,
• kosztów systemu jakości,
• kosztów obsługi administracyjnej i zarządzania.

Przyczynowo-skutkowe analizowanie wpływu wybranych aktywności na ostateczny koszt produktu gotowego (Techniczny Koszt Wytworzenia) pozwala na ocenę możliwości zmiany kosztu produkcji wyrobu, przy modyfikacji procesu wytworzenia czy zmianach w poziomie usług wspierających produkcję.

W praktyce gospodarczej funkcjonują przedsiębiorstwa, dla których koszt wytworzenia produktu to jedyny ponoszony koszt i poza kosztem niewykorzystanych mocy produkcyjnych nie generują kosztów innego typu. Są to przedsiębiorstwa produkujące na zlecenie swoich spółek matek, które wymagają od nich skupienia się na procesie wytwórczym i dostarczenia możliwie najtaniej produktu o określonych parametrach fizycznych, spełniających ostry reżim jakości.

Jednak dla zdecydowanej większości firm koszt wytworzenia produktu to jeden z typów kosztów niezbędnych do przeprowadzenia finalnej czynności w procesie, czyli dostarczenia produktu do klienta i pobrania należności. Dodatkowymi obszarami podlegającymi analizie, które mają często niebagatelny wpływ na końcowy koszt towaru przekazywanego odbiorcy są koszty sprzedaży i marketingu, koszty zarządzania i rozwoju i kadr koszty logistyki i magazynowania w procesie zakupowym i sprzedażowym oraz koszty procesu zakupów.

Wytworzenie produktu wymaga przeprowadzenia szeregu czynności opisanych za pomocą marszruty, które prowadzą do powstania produktu gotowego. Sposób przeprowadzenia tych czynności wpływa na kosztochłonność procesu produkcyjnego. Szczególnie ważny w tym przypadku jest czas poświęcony na przygotowanie i wykonanie każdego z zadań wynikających ze zdefiniowanej marszruty. Czas bowiem jest podstawą rozliczenia między pracodawcą a pracownikiem.

 Jednostkowe ustawienia maszyny pozwalają na produkcję wyłącznie jednego typu produktu, a produkcja taka nie może trwać ciągle, ponieważ maszyny wymagają konserwacji i okresowej wymiany elementów eksploatacyjnych. Czas jest jednostką niepodzielną. W jednostce czasu maszyna może produkować albo konserwowana czy też naprawiana, albo przezbrajana w celu wytworzenia innego produktu. Zadaniem kierownika produkcji jest uzyskanie jak najlepszych relacji czasu produkcji do czasu przestoju (z powodu konserwacji, przezbrojeń itp.).

Decyzje strategiczne związane z procesem produkcyjnym dotyczą wyboru technologii, zakupu maszyny o określonych parametrach produkcyjnych, umiejscowienia produkcji ze względu na koszty logistyki lub koszty i dostępność pracy wykorzystywanej w procesie produkcji. Ze strategią przedsiębiorstwa związane są również decyzje o wprowadzeniu do produkcji nowego produktu czy grupy produktowej, jak również o zaprzestaniu produkcji ze względu na generowaną stratę ze sprzedaży produktu.

Decyzje operacyjne dotyczą organizacji procesu produkcyjnego, wyboru dostawcy materiałów do produkcji, określenia właściwej, ekonomicznej długości serii produkcyjnych. Biorą pod uwagę koszty przygotowania produkcji (przezbrojenie – czyszczenie maszyn po poprzedniej produkcji) oraz koszty magazynowania i ocenę potencjalnego zapotrzebowania na wytworzone i zmagazynowane produkty. Czas magazynowania odgrywa rolę przy wyliczeniu kosztu produktu dla Klienta, gdzie magazynowanie jest poza produkcją ważnym składnikiem kosztów (zwłaszcza dla niskowartościowych produktów objętościowych).

Szczególnego znaczenia nabierają parametry przechowywania również dla produktów spożywczych i innych, które cechuje termin przydatności do spożycia lub zużycia. Jest bowiem wiele produktów, które podlegają tzw. zużyciu moralnemu – stają się niemodne lub przestarzałe technicznie albo jakościowo. W kontekście wspomnianych uwarunkowań decyzje o wielkości produkcji w serii nabierają znaczenia ekonomicznego, ponieważ zbyt duże zapasy produktów mogą wymuszać, w przypadku braku popytu, konieczność obniżenia ceny lub w ostateczności, likwidacji niesprzedanych zapasów produktów.

Elementami analizowanymi w zakresie produkcji są wartości kosztów:

• jednostkowych,
• standardowych,
• przy określonej wielkości serii produktów,
• zmiennych i stałych produktu,
• pełnych.

Controlling kosztów produkcji:

• controlling kosztów stanowisk,
• controlling kosztów produktów,
• controlling metod wytwarzania.

Mierniki w controllingu produkcji:

• monetarne (np. ROI, MPK, koszty),
• niemonetarne (np. zapasy, częstotliwość obrotu, terminowość, okresy składowania, obciążenia, stopień wykorzystania).

Metody kalkulacji kosztów:

• ABC

Controlling Produkcji w InForum BI Studio

System InForum jest wielozadaniowym narzędziem informatycznym posiadającym moduły realizujące specjalizowane funkcje wspierające. Moduły te zostały zaprojektowane w celu zwiększenia efektywności wykonania często niedocenianych ale żmudnych i pracochłonnych zadań realizowanych w zakresie controllingu produkcji.

W szeroko rozumianym controllingu produkcji do zadań realizowanych w tym zakresie zaliczane są przygotowanie informacji i przygotowanie danych do podjęcia decyzji w zakresie:

• procesów logistycznych zaopatrzenia i magazynowania materiałów do produkcji,
• procesu wytworzenia półproduktów i produktu finalnego,
• procesów logistycznych magazynowania półproduktów i produktów gotowych.

 W niniejszym opisie szczegółowo opracowano zakres dotyczący procesu wytworzenia, natomiast pozostałe elementy zostaną przedstawione w powiązanych dokumentach, prezentujących procesy logistyczne i magazynowe.

Zadania controllingu produkcji wspierane przez system InForum:

• kalkulacje kosztów zdefiniowane w oparciu o marszruty,
• planowanie produkcji w miernikach ilościowych i wartościowych,
• możliwość wykorzystania wielostopniowej definicji ceny,
• analiza wpływu zmiany wielkości produkcji i ceny na wynik
• wykorzystanie wyłącznie wybranych kosztów i przychodów do kalkulacji wyniku, symulacja zmian wyniku przy zmianie parametrów wpływających na wynik,
• wykorzystanie wielopoziomowego rachunku marż pokrycia,
• specjalizowane narzędzie do kalkulacji kosztów z wykorzystaniem metodologii Activity Based Costing,
• możliwość uwzględnienia świadczeń wzajemnych w modelu rozliczeń i  kalkulacji kosztów w modelu zawierającym takie świadczenia,
• planowanie produkcji w oparciu o przygotowane plany sprzedaży,
• elastyczne narzędzie do przygotowania planów w oparciu o wbudowane metody, alokacji planów zbiorczych na pozycje szczegółowe, z wykorzystaniem współzależności i proporcji zaewidencjonowanych w innych obszarach lub okresach,
• zawsze aktualna kalkulacja zdefiniowanych wskaźników dotyczących produkcji:
• wartość sprzedaży
• wartość kosztów,
• odniesienie wyników rzeczywistych do planów na każdym obszarze modelu przygotowanego na potrzeby planowania,
• prezentacja poziomu niewykorzystania mocy produkcyjnych w odniesieniu do wydziałów, gniazd i linii produkcyjnych a w szczególności do określonej maszyny, urządzenia produkcyjnego czy pracownika,
• badanie powtarzalności uzyskiwanych wyników, prezentacja odchyleń od założonych parametrów, analiza przyczyn powstawania odchyleń, wsparcie przy wskazaniu czynników najbardziej wpływających na powstawanie odchyleń, wzmocnienie wpływu pozytywnych zmian, ograniczenie czynników wpływających negatywnie.

Warunki i możliwości zastosowania

Dostarczenie danych wejściowych dla zdefiniowanych algorytmów przeliczeniowych.

Precyzyjne określenie algorytmów kalkulacji.

Określenie sposobu prezentacji wyników z wykorzystaniem wykresów, tabel, wskaźników prezentacji stanu (przypisanie oceny na podstawie zdefiniowanych zakresów).