Wstęp

Zarządzanie programami prowizyjnymi i bonusowymi w organizacjach o dużej liczbie dostawców, placówek, produktów, przedstawicieli handlowych i partnerów zewnętrznych staje się niemożliwe bez odpowiedniego oprogramowania. Jeśli programy te mają odpowiadać na zmiany rynkowe i działania konkurencji wymagają prostego w konfiguracji i niezawodnego oprogramowania do centralnego prognozowania, naliczania i rozliczania bonusów i prowizji.

 

Najważniejsze korzyści:

• poprawienie jakości danych oraz reguł przeliczeniowych,
• ujednolicenie oraz centralizacja systemu naliczania prowizji i bonusów,
• wyeliminowanie narażonych na występowanie błędów plików MS Excel,
• możliwość wyliczania dodatkowych wskaźników,
• udostępnianie danych o zdefiniowanej strukturze dla systemów zewnętrznych,
• dostęp do danych historycznych i prognozowanie,
• bieżący podgląd wyników pośrednich oraz końcowych,
• automatyczne przeliczanie bonusów i prowizji po korektach danych o sprzedaży,
• prognozowanie marż i wyników na sprzedaży z bonusami,
• zmniejszenie pracochłonności procesu kalkulacji prowizji i bonusów,
• szybsze wypłaty prowizji,
• doskonalenie polityki prowizyjnej i bonusowej poprzez odpowiednie kierunkowanie zachowań partnerów,
• proces negocjacji wspomagany szybką kalkulacją potencjalnej marży.

 

Czym jest zarządzanie prowizjami i bonusami?

Zarządzanie prowizjami i zarządzanie bonusami to zagadnienia z zakresu programów premiowych, które uwzględniliśmy w jednym rozwiązaniu informatycznym.

 

Prowizje to udziały w sprzedaży produktu (np. bankowego) przyznawane pracownikom i współpracownikom przedsiębiorstwa.

 

Bonusy (rabaty) to korzyści w formie np. obniżek cen czy gratisowych egzemplarzy produktów, przyznawane klientom za zrealizowane obroty.

 

Oba te systemy pomagają zwiększyć satysfakcję współpracowników i klientów, umocnić relacje z nimi i zwiększyć lojalność. Powinny także służyć kształtowaniu odpowiedniego portfela klientów, np. poprzez wieloletnie rozliczanie prowizji za pozyskanie klienta o stabilnej sytuacji finansowej. Programy muszą się również zmieniać w zależności od posunięć konkurencji i wymagań klientów.

 

Aby sprostać takim wymaganiom, programy premiowe powinny być obsługiwane przez odpowiedni system informatyczny.

 

Zarządzanie prowizjami i bonusami w InForum

Zarządzanie prowizjami i bonusami to narzędzie dedykowane dla przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze sprzedaży lub zakupów, np. banków, towarzystw ubezpieczeniowych, dystrybutorów sprzętu elektronicznego lub FMCG.

 

Narzędzie oferuje możliwość zarządzania programem w strukturze wielopoziomowej, której przykład jest widoczny na poniższym schemacie.

 

System zarządzania bonusami jest tu użytkowany przez Dystrybutora A, który zakupuje sprzęt elektrotechniczny od producentów, otrzymuje od nich różnego rodzaju bonusy na wybrane produkty, grupy produktów lub obroty z wybranymi kluczowymi klientami. Przyznaje również swoim klientom (podzielonym na schemacie na różne kanały sprzedaży) własne bonusy. W trakcie negocjacji sprzedażowych przedstawiciele handlowi Dystrybutora znają koszt towarów uwzględniający prognozowaną wielkość bonusu, który zostanie przyznany przez Producenta oraz bonus przyznany klientowi. W momencie zawierania sprzedaży znają więc marżę uzyskaną na sprzedaży, która jest podstawą do naliczenia premii.

 

System zarządzania programami premiowymi w naturalny sposób staje się podstawą programu motywacyjnego dla całego przedsiębiorstwa. Umożliwia np. naliczanie prowizji szefom komórek organizacyjnych na podstawie osiągnięć ich pracowników (obrotów, wyniku na sprzedaży, przyrostu sprzedaży itd.). Dane o naliczonych premiach są przekazywane bezpośrednio do systemu kadrowego.

 

W praktyce od tak zaprojektowanego systemu jest już blisko do stworzenia modelu zintegrowanego controllingu sprzedaży. Oprócz wyników sprzedaży pracownicy monitorują np. stany magazynowe, rotację i koszt finansowania zapasów.

 

Najważniejsze cechy rozwiązania InForum:

• modelowanie reguł:
  • odwzorowanie złożonych struktur sprzedażowych,
  • elastyczność,
  • możliwość konstruowania zaawansowanych formuł,
  • komentowanie reguł,
  • równoległe scenariusze rozliczeń.
• przeliczanie danych:
  • określanie kolejności wykonania poszczególnych kroków procesu przeliczeń,
  • automatyzacja procesu przeliczeń,
  • wydajny proces przeliczeń.
• zapisywanie wyników:
  • zapisywanie w bazie danych,
  • możliwość zapisania dowolnego wyliczenia,
  • automatyczny eksport wyników,
  • prezentowanie wyników w tabeli lub kostce danych (OLAP).
• eksportowanie wyników:
  • pliki XML -> systemy zewnętrzne (np. ekstranet),
  • pliki PDF -> drukowanie, dystrybucja mailem,
  • pliki CSV (XLS) -> dystrybucja mailem.

 

Warunki i możliwości zastosowania

Aby z sukcesem wdrożyć zarządzanie prowizjami i bonusami w przedsiębiorstwie, należy zapewnić:

• sprawne zarządzanie dostępem do rozproszonych danych pochodzących z różnych źródeł,
• przedstawienie szczegółowych wymagań w zakresie konfiguracji reguł naliczania oraz warstwy prezentacji danych,
• testowanie poprawności obliczeń.