Wstęp

Przedsiębiorstwo funkcjonuje w strukturach państwa zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie sprawozdawczości, zobowiązane jest do składania informacji o wynikach swojej działalności do odpowiednich organów nadzorujących i kontrolujących jego działanie. W szczególności przedsiębiorstwa prowadzące tzw. pełną rachunkowość składają sprawozdania F01, F03 oraz okresowo zobowiązane są przedstawić bilans, rachunek wyników i sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych.

 

Wiele przedsiębiorstw w celu kontrolowania wyników i bieżącej oceny funkcjonowania sporządza je częściej niż wynika to z obowiązujących przepisów.

 

Dodatkowo w poszczególnych jednostkach i komórkach organizacyjnych przygotowywanych jest szereg raportów z działalności operacyjnej oraz z obszaru realizacji strategii przedsiębiorstwa. Wykorzystanie silnego narzędzia informatycznego pozwala przenieść wysiłek przedsiebiorstwa z przygotowywania raportów na wykorzystanie ich do podejmowania decyzji.

 

Najważniejsze korzyści:

• koncentracja na podejmowaniu decyzji – zmiana jakościowa w obszarze działania komórek finansowych. Wysiłki w dążeniu do przygotowania bieżących (aktualnych), pewnych (wiarygodnych) oraz bezbłędnych (zgodnych z systemem transakcyjnym) raportów i sprawozdań mogą zostać skierowane w kierunku wnioskowania i podejmowania decyzji na podstawie przygotowanych zestawień,
• regularne dostarczanie informacji i skrócenie czasu oczekiwania – zgodne z zapotrzebowaniem dostarczanie wewnętrznych i zewnętrznych sprawozdań z działalności przedsiębiorstwa do zatwierdzenia i wykorzystania przez menadżerów odpowiedzialnych za ich przygotowanie. Znaczne skrócenie czasu oczekiwania na sprawozdania przygotowywane na żądanie,
• porównywalność wyników – zapewnienie pełnej porównywalności wyników prezentowanych na sprawozdaniach zawierających jednakowy okres oraz zakres merytoryczny,
• bardziej efektywne wykorzystanie pracowników – możliwość zaangażowania zasobów ludzkich aktualnie związanych z przygotowaniem sprawozdań w inny, mniej rutynowe procesy w przedsiębiorstwie.

Sprawozdawczość przy użyciu InForum

Można wyręczyć pracowników w procesie przygotowywania nieomal wszystkich okresowych sprawozdań i raportów.

 

Przygotowywanie standardowych raportów i zestawień o ukształtowanej zawartości merytorycznej oraz opracowanej formie powinno w jak najmniejszym stopniu obciążać pracowników firmy, dlatego celowym jest wykorzystanie w tym zakresie systemów informatycznych. Systemy informatyczne mogą bez zastrzeżeń wykonywać tę często żmudną i niewdzięczną pracę, pozostawiając w gestii osób odpowiedzialnych wyłącznie analizę merytoryczną i podejmowanie decyzji na podstawie przedstawionych sprawozdań okresowych.

 

Niedogodności tradycyjnych metod tworzenia raportów:

• niezbędna pomoc informatyka (każdorazowa konieczność asysty służb informatycznych w celu pobrania z systemu dziedzinowego aktualnych danych potrzebnych do skonstruowania sprawozdania, ewentualne korekty danych źródłowych w systemach dziedzinowych wymagają ponownego uruchamiania ciągu działań związanego z przygotowaniem raportu (sprawozdania),
• czasochłonność zbierania danych (działanie, którego wynikiem jest sprawozdanie okresowe, jest w ustabilizowanych przedsiębiorstwach wykonywane rutynowo, a mimo to zebranie danych zajmuje znaczną część czasu),
• pracochłonność i narażenie na błędy (sprawozdania tworzone tradycyjnie, np. przy użyciu arkuszy Excel, cechuje konieczność powtórnego – poza pierwotnym wpisaniem danych do systemu źródłowego – zaangażowania czynnika ludzkiego do zarejestrowania danych potrzebnych do obliczeń, co z kolei większa ryzyko wystąpienia rozbieżności pomiędzy danymi w systemie transakcyjnym a wielkościami w zestawieniu,
• uzależnienie od dyspozycyjności pracowników – wpływ zdarzeń losowych dotyczących pracownika na terminowość wykonania sprawozdania.

Systemy informatyczne mogą pamiętać wartości, których nie pamiętają najstarsi stażem pracownicy firmy.

 

Dane związane z oceną efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa często pozostają niezależne od rodzaju działalności. Inwestorzy zajmujący się czerpaniem dochodu z posiadanych kapitałów potrzebują zestawień umożliwiających ocenę działalności firm w oderwaniu od konkretnych przedsięwzięć i procesów przez nie realizowanych. Także kierownictwo wyższego szczebla przyznaje często, że podejmowane przez nich decyzje są bardziej trafne, kiedy są podejmowane wyłącznie na podstawie pomiarów i wskaźników, bez wpływu sentymentów, nazwisk i osobistych relacji.

 

Takie uniwersalne zestawienia mogą stanowić podstawę do bieżącej oceny firmy, jak również ocen w długim okresie – często dłuższym, niż najdłuższy staż pracy pracowników kontrolingu. Systemy informatyczne stają się w tym przypadku centralną skarbnicą najważniejszych informacji o funkcjonowaniu firmy w przeszłości.

 

Elastyczność narzędzi InForum pozwala na odwzorowanie każdego sprawozdania i raportu funkcjonującego w przedsiębiorstwie.

 

Narzędzia InForum pozwalają na zaprojektowanie raportów i sprawozdań funkcjonujących w przedsiębiorstwie, oraz dostarczanie ich okresowo w postaci elektronicznej, np. w formie arkuszy kalkulacyjnych, plików tekstowych sformatowanych do wydruku lub interaktywnych stron internetowych. W sprawozdaniach InForum dane z dowolnych uporządkowanych zasobów elektronicznych firmy stają się rzetelną informacją, która służy do podejmowania decyzji na każdym szczeblu zarządzania przedsiębiorstwem. Aby dostarczyć informacji dopasowanej najlepiej do potrzeb konkretnych menedżerów, sprawozdania mogą posiadać zakres i formę dostosowaną do specyfiki jego obszaru zarządzania.