Wstęp 

Tworzenie scenariuszy budżetowych umożliwia zaplanowanie działalności przedsiębiorstwa w różnych warunkach makroekonomicznych. Budżetowanie łączy planowanie organizacyjne i finansowe poprzez wartościowe określenie zadań, kompetencji i obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych.

 

Plany są podstawą do działania, natomiast budżety – określeniem limitu środków na realizację planu. Efektywne połączenie powszechnie stosowanej metodologii z zaawansowanym narzędziem informatycznym zmniejsza wysiłek organizacyjny związany z budżetowaniem i usprawnia kontrolowanie wykonania budżetu.

 

Najważniejsze korzyści:

• jednoznaczne określenie zadań do realizacji i zakresu odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych,
• zmniejszenie wysiłku organizacyjnego związanego z planowaniem i budżetowaniem,
• efektywne kontrolowanie odchyleń budżetowych,
• elastyczne planowanie poprzez zastosowanie scenariuszy budżetowych i zawierających różne parametry makro- i mikroekonomiczne.

 

Czym jest planowanie i budżetowanie w organizacji?

Budżetowanie łączy planowanie organizacyjne i finansowe poprzez wartościowe określenie zadań, kompetencji i obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych. Jest również instrumentem służącym do przedstawienia wpływu, jaki mają podejmowane decyzje na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

 

Plany są podstawą do działania, natomiast budżety określeniem limitu środków na realizację. Wielkości zapisane w budżetach cząstkowych mogą być kontrolowane zarówno na najniższych poziomach (czyli w miejscu utworzenia), jak i na poziomie skonsolidowanego budżetu całego przedsiębiorstwa.

 

Praktykuje się tworzenie wielu wersji budżetów dla różnych scenariuszy – dla standardowych, sprzyjających i niesprzyjających warunków. Tworzenie scenariuszy budżetowych umożliwia zaplanowanie działalności organizacji dla różnych parametrów mikro- i makroekonomicznych. Pozwala to lepiej zdefiniować sytuacje, które będą uznawane przez organizację jako normalne, tj. mieszczące się w dopuszczalnych granicach.

 

Sprawdzonym instrumentem zarządzania jest planowanie i budżetowanie kroczące. Polega ono na ciągłym dokonywaniu aktualizacji budżetów sporządzonych na kolejne okresy, na które został podzielony rok budżetowy.

 

Cele planowania i budżetowania

• przełożenie strategii przedsiębiorstwa na cele operacyjne ośrodków budżetowych,
• zdefiniowanie celów do realizacji, określenie dostępności zasobów finansowych i zakresu odpowiedzialności kierownictwa,
• ocena efektywności działań kierownictwa oraz stopnia realizacji planów przedsiębiorstwa poprzez bieżącą kontrolę budżetu i odchyleń,
• zaplanowanie źródeł finansowania działalności i zwiększenie stabilności finansowej przedsiębiorstwa.

Stworzenie budżetu dla całego przedsiębiorstwa jest trudne organizacyjnie - wymaga uporządkowanego, terminowego działania i koordynacji pracy wielu ludzi. Obniża to wartość zarządczą planowania i budżetowania.

 

Procedura wymaga również sprawnego zarządzania dużą ilością dokumentów, z których każdy może mieć wiele wersji. Tworzenie budżetu jest czasochłonne, a równocześnie budżet powinien powstać w możliwie najkrótszym czasie.

 

Newralgiczny jest moment tworzenia budżetu na następny rok budżetowy. Brak pełnych informacji o poziomie wykonania aktualnego budżetu utrudnia konstruowanie budżetu, a gorączkowe działania związane z zakończeniem i rozliczeniem bieżących zadań skracają dostępny czas.

 

Bieżące kontrolowanie realizacji oraz aktualizowanie budżetu jest utrudnione ze względu na rozproszenie źródeł danych. Łączenie i konsolidacja budżetów wymaga możliwości elastycznego budowania wielopoziomowych struktur danych.

 

Planowanie i budżetowanie w InForum BI Studio

InForum oferuje wyspecjalizowane rozwiązanie informatyczne przeznaczone do obsługi procesu planowania i budżetowania w przedsiębiorstwie.

 

Jego zastosowanie umożliwia równoczesną pracę wielu osób zaangażowanych w tworzenie poszczególnych części budżetu według określonego schematu działania (workflow).

 

Efektywne połączenie powszechnie stosowanej metodologii z zaawansowanym narzędziem informatycznym zmniejsza wysiłek organizacyjny związany z budżetowaniem i usprawnia kontrolowanie wykonania budżetu.

 

Najważniejsze cechy rozwiązania InForum BI Sudio dla planowania i budżetowania:

• Wyspecjalizowane rozwiązanie informatyczne przeznaczone do obsługi procesu planowania i budżetowania w przedsiębiorstwie.
• Efektywne połączenie powszechnie stosowanej metodologii z zaawansowanym narzędziem  informatycznym, co  zmniejsza wysiłek organizacyjny związany z budżetowaniem i usprawnia kontrolowanie wykonania budżetu.
• Wsparcie dla równoczesnej pracy wielu osób zaangażowanych w tworzenie poszczególnych części budżetu według określonego schematu działania (workflow), w oparciu o funkcjonalności:
  • Dystrybucji zadań w procesie planowania w oparciu o zdefiniowaną strukturę budżetu
  • Podział zakresu danych do zaplanowania w oparciu o uprawnienia poszczególnych planistów
  • Wielopoziomowe zatwierdzanie i odrzucanie utworzonych budżetów lub danych poszczególnych formularzy
• Możliwość planowania każdego z aspektów działalności w ujęciu ilościowym i wartościowym.
• Wysoki stopień automatyzacji procesu budżetowania z możliwością odwołania się do historycznych danych.
• Elastyczne modelowanie poprzez zmianę wartości parametrów przygotowanych planów, co umożliwia analizę wielu scenariuszy rynkowych.
• Możliwość uelastycznienia budżetów dla tych obszarów działalności przedsiębiorstwa, w których trudno jest utrzymać założone wskaźniki w całym okresie sprawozdawczym.
• Przygotowanie budżetów organizacyjnych (cząstkowych, dla wybranych obszarów działalności przedsiębiorstwa) i finansowych (dla całego przedsiębiorstwa).
• Hierarchizacja budżetów i doprowadzenie ich do najniższego szczebla zarządzania przedsiębiorstwem poprzez definiowanie uprawnień do przygotowania i akceptacji budżetów na różnych stopniach organizacyjnych.
• Raportowanie zagregowanych danych dla kadry zarządzającej.

Warunki i możliwości zastosowania

Aby z sukcesem zastosować mechanizm planowania i budżetowania w przedsiębiorstwie należy zapewnić:

• Funkcjonowanie komórki controllingowej w przedsiębiorstwie.
• Sprawny przepływ informacji pomiędzy controllingiem i księgowością.
• Wyodrębnienie ośrodków odpowiedzialności i nadanie ich kierownikom odpowiednich uprawnień.