Wstęp

W firmach działających na zasadach rynkowych kluczowym działem determinującym przetrwanie przedsiębiorstwa jest sprzedaż. Sprawne zarządzanie sprzedażą jest uzależnione od kompleksowej znajomości klientów, segmentów rynku, metod i kanałów dystrybucji. Wiedza ta jest dostępna w wewnętrznych źródłach danych każdej firmy, ale aby stała się przydatna i stanowiła podstawę do efektywniejszego prowadzenia procesów sprzedaży, powinna zostać zebrana i usystematyzowana. Jest to zadanie controllingu sprzedaży, które ze względu na ilość, złożoność, rozproszenie i wymagania jakościowe odnośnie przetwarzanych informacji, może być efektywnie realizowane jedynie przy pomocy odpowiedniego systemu informatycznego.

 

Najważniejsze korzyści:

• wypracowany zestaw wskaźników, które w mierzalny sposób opisują cele przedsiębiorstwa i poziom ich realizacji, dzięki czemu zwiększa się poziom kontroli procesu sprzedaży, co umożliwia szybszą reakcję, zarówno na pojawiające się ryzyka, jak i szanse,
• analiza efektywności sprzedaży pod względem np. produktów, klientów, regionów czy kanałów dystrybucji, ułatwiająca podejmowanie trafnych decyzji strategicznych w danym zakresie,
• wygodne i efektywne tworzenie budżetów i planów sprzedaży oraz kontrola ich wykonania,
• wiarygodna i właściwa informacja dostępna dla wszystkich uczestników procesu sprzedaży,
• przejrzysty systemu motywacyjny,
• ujednolicony system raportowania.

 

Czym jest controlling sprzedaży w organizacji?

Controlling sprzedaży jest to funkcjonalnie wydzielona dziedzina controllingu, której zadaniem jest wspieranie podejmowania decyzji mających doprowadzić do osiągnięcia maksymalnego zysku przez przedsiębiorstwo poprzez analizowanie wszystkich możliwych aspektów sprzedaży.

 

Ze względu na bezpośredni związek pomiędzy sprzedażą, a zyskiem, spadek sprzedaży jest w każdym przedsiębiorstwie traktowany krytycznie i w pierwszej kolejności eliminowany. Controlling sprzedaży dzięki zdefiniowanej metodyce identyfikuje na bieżąco korzystne i niekorzystne tendencje w dynamice rozwoju sprzedaży, co daje podstawy do podejmowania właściwych decyzji strategicznych i operacyjnych we właściwym czasie.

Jednym z głównych aspektów zarządzania strategicznego jest wyznaczenie mierzalnych celów strategicznych. Controlling sprzedaży zapewnia tę mierzalność poprzez zdefiniowanie odpowiedniego zestawu wskaźników efektywności działania. Tak więc na przykład dla celów: „zwiększenie udziału w rynku”, „maksymalizacja przychodów”, „maksymalizacja zysku”, czy „zwiększenie płynności finansowej”, w ramach controllingu sprzedaży tworzone i analizowane mogą być wskaźniki – odpowiednio: „udział w rynku”, „wartość sprzedaży”, „wartość marży” i „wskaźnik przeterminowanych należności”.

W tym kontekście controlling sprzedażowy może być elementem Strategicznej Karty Wyników (BSC), której ideą jest oparcie zarządzania organizacją na zestawie celów zdefiniowanych dla każdego aspektu jej działania oraz miar stopnia ich osiągnięcia.

Głównymi obszarami zainteresowania controllingu sprzedaży są:

• planowanie,
  • prognozowanie sprzedaży,
  • planowanie sprzedaży,
  • wielostopniowy rachunek marż,
• organizowanie,
  • wyodrębnienie centrów przychodów, zysków oraz kosztów ,
  • budowa bazy informacyjnej controllingu,
• motywowanie,
  • powiązanie wyników z wynagrodzeniem,
• kontrolowanie,
  • ewidencja sprzedaży,
  • analiza plan/wykonanie,
  • analiza wskaźnikowa,
  • stopień osiągnięcia celów,
  • terminowość płatności.

Stosowanie w praktyce controllingu sprzedaży sprowadza się do przetwarzania, analizowania, prezentowania i wyciągania wniosków w oparciu o coraz większą ilość, coraz bardziej kompleksowych danych. Daje to wymierne korzyści w postaci trafnie podejmowanych decyzji sprzedażowych na poziomie zarówno strategicznym, jak i operacyjnym, co w efekcie przekłada się na osiągane przez firmę przychody. Sprawne zarządzanie sprzedażą wymaga jednak w obecnych czasach aktualnej wiedzy eksperckiej z tak wielu zagadnień i perspektyw, że zdobycie jej nie jest możliwe bez zastosowania odpowiedniego systemu informatycznego jakim jest InForum.

 

Controlling sprzedaży w InForum BI Studio

InForum oferuje szeroki zakres funkcjonalności wspierających operacyjnie realizowanie controllingu sprzedaży.

 

InForum pozwala na efektywne, automatyczne i powtarzalne zbieranie danych z różnych systemów istniejących w przedsiębiorstwie oraz ze źródeł zewnętrznych. Dane te są uzgadniane, konsolidowane i przechowywane w jednolitej formie w centralnym repozytorium danych. Tam otrzymują zrozumiałe i intuicyjne nazwy oraz opisy, tworząc proste i czytelne informacje.

 

Informacje te mogą być uzupełnione o plany lub prognozy, a także złożone wskaźniki wyliczane automatycznie za pomocą zdefiniowanych formuł zastosowanych dla danych bazowych. Odpowiednie narzędzia przekształcają te dane w wiedzę prezentowaną w postaci raportów, wielowymiarowych kostek danych oraz kokpitów menedżerskich. Wiedza ta trafia za pośrednictwem sieci lokalnych lub Internetu do odpowiednich osób. W InForum każdy z powyższych kroków może odbywać się automatycznie, zgodnie z przyjętym harmonogramem.

 

Najważniejsze funkcje InForum BI Studio dla controllingu sprzedaży:

• planowanie i prognozowanie sprzedaży,
• kontrola odchyleń,
• powiązanie z systemem motywacyjnym,
• wielowymiarowa analiza danych sprzedażowych,
• analiza wskaźnikowa,
• powiązanie z celami strategicznymi ujętymi w Strategicznej Karcie Wyników (BSC),
• odwzorowanie modelu controllingowego przedsiębiorstwa,
• kontrola dostępu do danych.