Wstęp

Zarząd firmy oczekuje od każdego działu generowania raportów i analiz oraz pomiarów wykonania w stosunku do planów. Dotyczy to również zarządzania personelem.Usprawnienie działań w kwestiach personalnych prowadzi do większych zysków i ma bezpośredni wpływ na wartość rynkową przedsiębiorstwa.

 

Zarządzanie personalne wymaga od działu kadr zrozumienia biznesowych celów strategicznych, przełożenia ich na wymogi kompetencyjne i umiejętności pracowników, oraz zaprojektowania odpowiednich procedur. Controlling personalny kompleksowo wspiera kadry w kwestiach planowania i podwyższenia efektywności i wydajności personelu oraz zaopatruje dział personalny w pewniejszą i lepszą informację.

 

Bezustannie rosnąca ilość danych, wzrost znaczenia polityki personalnej w przedsiębiorstwach oraz częsta rozbieżność oferowanej informacji od zapotrzebowania na nią sprawiają, że odpowiednie zaopatrzenie kadr w informacje jest konieczne. Bardzo istotne jest również zapewnienie dobrej koordynacji działań w dziedzinie personalnej, dlatego niezbędne jest stworzenie narzędzi wspierających, szczególnie w przypadku wzrastającej liczby obowiązków, jak również specjalizacji i decentralizacji pracy działów personalnych.

 

Controlling personalny poprzez bieżącą i systematyczną obserwację może podwyższyć zdolność reakcji i elastyczność, oraz wskazać odpowiednio wcześnie szanse i zagrożenia. 

 

Najważniejsze korzyści:

• zapewnienie i poprawa dostarczanych informacji dotyczących polityki personalnej,
• zapewnienie i poprawa koordynacji działań w polityce personalnej,
• zwiększenie elastyczności w polityce personalnej.

 

Czym jest controlling personalny w przedsiębiorstwie?

Ogólne założenia controllingu personalnego dzielą go na dwie kategorie:

• Controlling operacyjny i strategiczny – adresatem controllingu operacyjnego jest kadra kierownicza, ponieważ obejmuje on planowanie, kontrolę i dostosowanie krótko i średnioterminowych wskaźników w obszarze personalnym, jak na przykład zarządzanie zatrudnieniem lub analiza kosztów i wyników produkcji; adresatami controllingu strategicznego jest zarząd i kierownictwo działu personalnego, ponieważ zajmuje się on zrozumieniem, przełożeniem i planowaniem długofalowych działań: jak na przykład zrozumienie długofalowego znaczenia podstawowych założeń personalnych.
• Controlling czynnikowy i procesowy – celem pierwszego jest optymalizacja czynników personalnych, jak na przykład obniżenie kosztów lub poprawa decyzyjności, podczas gdy celem drugiego jest optymalizacja pracy personelu.  

 
Controlling personalny w przedsiębiorstwie pełni szereg funkcji. Do najważniejszych zaliczamy:

• funkcję kontroli personelu pod względem efektywności, której skuteczność uzależniona jest od wdrożenia systemu planowania, pozwalającego na szybkie rozpoznawanie odchyleń,
• funkcję informacyjną, która obejmuje dostarczenie systematycznej, wczesnej i niezbędnej informacji wszystkim decydentom i grupom zainteresowanych, (konieczne jest tu stworzenie i regularna pielęgnacja obszernego i szczegółowego systemu informacyjnego, który wspomaga rejestrację, przetworzenie i udostępnienie danych istotnych dla kierownictwa personalnego,
• funkcję sterującą  która obejmuje identyfikację możliwych przyczyn nieefektywnego użycia narzędzi do zarządzania personalnego oraz wypracowanie odpowiednich możliwości działania,
• funkcję przejrzystości i wczesnego ostrzegania, której zadaniem jest dostarczenie informacji o obecnych i przewidywalnych kosztach (za pomocą systemu wskaźników) oraz o rezultatach polityki personalnej, w celu terminowego podjęcia decyzji,
• funkcję strategiczną która ma na celu udostępnianie podstawowych informacji w celu podjęcia strategicznych dla zarządzania personalnego decyzji,
• funkcję integracyjną, która ma na celu łączne kontrolowanie różnych obszarów działalności i ich wzajemny wpływ, np. uzgodnienie polityki kształcenia pracowników z długofalowym planowaniem rynkowo-produkcyjnym,
• funkcję doradczo-pilotażową, która obejmuje obszar doradczy w celu optymalizacji zasobów personalnych na poziomie przedsiębiorstwa jak i poszczególnych działów.

 

Controlling personalny w InForum BI Studio

Oferujemy zaawansowany i rozbudowany system wspierający controlling personalny w przedsiębiorstwie. Kadrze zarządzającej wysokiego i średniego szczebla dostarcza on informacji niezbędnych do planowania zasobów personalnych, optymalizacji wydajności i efektywności personelu.

 

InForum wspiera również koordynację działań oraz zapewnia elastyczność w zarządzaniu personelem. Dzięki narzędziom informatycznym proponowanym przez InForum BI Studio możliwa jest bieżąca i systematyczna obserwacja czynników personalnych, w szczególności ryzyk i zagrożeń, a w związku z tym podwyższona zdolność i szybkość w podejmowaniu decyzji  i reakcji.

 

Najważniejsze cechy rozwiązania InForum:

• kształtowanie systemu planowania, porównanie „wykonanie – plan” i sterowanie kapitałem ludzkim (planowanie zapotrzebowania na pracowników, finansowe i niefinansowe systemy motywacyjne, koszty kapitału ludzkiego, systemy pracy, systemy audytu pracowników),
• kształtowanie systemu informacyjnego kosztów kapitału ludzkiego (rachunkowość stanu zatrudnienia, koszty osobowe, rachunek wydajności pracy, normy czasu pracy: planowane i realizowane, dane dotyczące zapotrzebowania na kwalifikacje i kształcenie, ankietowanie),
• kształtowanie systemu sprawozdawczości w obszarze kapitału ludzkiego (stan zatrudnienia, przyjęcia i zwolnienia pracowników, wspieranie procesu rekrutacji poprzez określenie korzystnych rodzajów rekrutacji i przygotowanie narzędzi do obiektywnej rekrutacji, wspieranie procesu redukcji zatrudnienia poprzez ustalenie najkorzystniejszych form oraz nadzór realizacji, struktura kosztów osobowych, tendencje rozwojowe kosztów osobowych, wykształcenie i dokształcanie, sporządzanie ścieżek kariery, niewykorzystany czas pracy i jego ekonomiczne następstwa, analiza ryzyka kadrowego, fluktuacja pracowników i jej koszty, zadowolenie pracowników z pracy),
• kształtowanie i obsługa procesu planowania kapitału ludzkiego (inicjowanie rund planistycznych, koordynacja planowania w obszarze kapitału ludzkiego, analiza gospodarności działań w obszarze kapitału ludzkiego, analiza sprawności i efektywności działań działu osobowego, wsparcie przy planowaniu polityki personalnej, współdziałanie przy konstruowaniu systemów oceny i wartościowania personelu, zapewnienie informacji o kosztach osobowych, sporządzanie sprawozdań w obszarze kapitału ludzkiego, analizy zasobów personalnych w ujęciu strukturalnym i macierzowym itd.).

 

Warunki i możliwości zastosowania

Aby sprawnie i efektywnie wdrożyć controlling personalny w przedsiębiorstwie niezbędne jest:

• istnienie działu controllingu współpracującego z działem personalnym,
• sprawny przepływ informacji pomiędzy działem controllingu a decydentami i grupami zainteresowanych.